• Strona główna
• Blog
• Content management – 6 najczęściej występujących problemów

Content management – 6 najczęściej występujących problemów

Zlecasz, sprawdzasz i publikujesz treści dla klientów? Zdarza ci się tracić głowę i zdrowy rozsądek w gąszczu akceptacji, terminów czy sprzecznych ze sobą wytycznych? Poznaj najczęściej występujące problemy oraz gotowe rozwiązania, które pomogą ci podnieść efektywność codziennej pracy.

 

Content management jest sztuką, którą warto opanować na odpowiednim poziomie. Skuteczne zarządzanie treściami oraz projektami pozwala na większą przewidywalność w codziennej pracy, dostarczanie Klientowi wyższej jakości treści, oraz pożądane przez każdego content managera poczucie kontroli nad projektem.

Jakie są zatem najczęściej występujące problemy w zarządzaniu contentem oraz procesem projektowym?

 

1. Problem: zatory komunikacyjne

Nadmiar cholesterolu może prowadzić do powstania zatorów, a ten z kolei może skutkować opłakanymi konsekwencjami dla życia i zdrowia człowieka. Podobnie sprawa wygląda w przypadku zatorów komunikacyjnych w pracy agencyjnej. Brak uzyskanej na czas akceptacji może wręcz „zabić” przygotowaną treść, zwłaszcza jeśli ma ona charakter real time marketingowy.

Rozwiązanie: działanie na harmonogramach i „spontaniczność planowana”

Ustal z klientem dokładny czas nadsyłania materiałów oraz czas na ich weryfikację. Najlepiej, jeśli zasugerujesz to decyzyjnemu Accountowi już na etapie podpisywania umowy z Klientem. W przypadku braku akceptacji na czas rekomendowanym działaniem jest emisja planowanych treści. Pamiętaj jednak, że klient musi mieć tego świadomość, aby nie doszło potem do niepotrzebnego spięcia.

Ustal z klientem także sprawy związane z akceptacjami treści real time marketingowych. Dobrym rozwiązaniem w takich przypadkach jest np. szybka akceptacja przez telefon. Bezpośrednia komunikacja skraca dystans oraz jest po prostu… szybsza.

 

2. Problem: rozproszone informacje

Prowadzisz złożony projekt, nad którym pracuje kilku, a może nawet kilkunastu zewnętrznych copywriterów, ze strony klienta teksty są weryfikowane przez kilka osób, a twoja skrzynka mailowa jest zasypana mailami, uwagami, dodatkowymi materiałami czy ustaleniami? Jak usprawnić ten etap content managementu?

Rozwiązanie: system zarządzania projektami

Narzędzia takie jak Asana czy Trello pozwalają na tworzenie horyzontalnych tablic projektowych,  przypisywanie zadań do danych osób oraz śledzenie postępu w realizacji, określanie terminów, czy magazynowanie plików oraz dokumentacji i łatwe udostępnianie tychże materiałów. Migracja zarówno Klientów, jak i poszczególnych członków zespołu na tego typu platformy pozwoli na znaczną optymalizację czasu pracy i uzyskanie pełnej kontroli nad projektem.

 

3. Problem: za dużo wersji jednego pliki

Wysyłasz do Klienta kolejny załącznik tekstowy z końcówką v12, ale sam już nie jesteś pewien, czy to ostateczna wersja i ile tych modyfikacji tekstu tak naprawdę było? A może Account Manager wysłał nie ten plik, co trzeba, a tobie z jakiegoś powodu przepadła ostateczna wersja dokumentu?

Rozwiązanie: pracuj w chmurze i pamiętaj o trybie śledzenia zmian

Dokumenty tekstowe udostępniane w takich narzędziach jak Google Drive czy Microsoft Office Online ma swoje wady (uboższy edytor), ale też niebagatelne zalety. Jeśli wszyscy będą pracować na jednym pliku, dodatkowo przy włączonym trybie śledzenia zmian, to egzekwowanie poprawek od Klienta będzie znacznie łatwiejsze.

 

Content management as simple as that!

 

4. Problem: brak synchronizacji offline i online

Pandemia zmieniła charakter naszej pracy – część z nas pracuje zdalnie, część hybrydowo, nie zawsze jest też możliwość pracy wyłącznie zdalnej czy tylko biurowej. Z tego też wynika problem z synchronizacją. Część plików może „leżeć” na naszym służbowym laptopie, część na komputerze w pracy, a to z kolei generuje czasowe koszty związane z zarządzaniem treściami i np. znalezieniem grafiki, tekstu czy czegokolwiek innego.

Rozwiązanie: drzewo plików… też w chmurze

Do rozwiązania tego problemu wystarczy raz na zawsze oduczyć się zapisywania plików na pulpit czy do pobranych plików, które nie są zsynchronizowane z chmurą. Wyznacz na wszystkich swoich urządzeniach dane do synchronizacji i zadbaj o odpowiednią strukturę dla twoich klientów na poziomie drzewa plików. Dla każdego z nich stwórz folder na bieżące i archiwalne działania, dodatkowe materiały, harmonogramy itp. Bez względu na to, na jakim urządzeniu będziesz pracować, dostęp do plików zawsze będzie aktualny.

Uporządkowana struktura ma też znaczący wpływ na efektywność tymczasowego przejęcia projektu przez inną osobą w trakcie np. urlopu lub zwolnienia lekarskiego.

 

5. Problem: wszystko na ostatnią chwilę

Zawsze wysyłasz lub publikujesz treści tuż przed ostatecznym terminem lub w dniu jego trwania? Nigdy nie możesz wyrobić się na czas i sam do końca nie wiesz, dlaczego dana sytuacja ma miejsce?

Rozwiązanie: elastyczne harmonogramy

Obdarz samego siebie ograniczonym zaufaniem. Jeśli tekst, infografikę czy artykuł sponsorowany masz dostarczyć na daną datę, zawsze załóż odpowiedni zapas dni, szczególnie jeśli w ramach danej realizacji musisz polegać na terminowości zewnętrznych podwykonawców. Ludzie to nie roboty i czasem zdarza im się chorować, czegoś zapomnieć lub robić coś na ostatnią chwilę. Dlatego też powinieneś to przewidzieć i taką samą strategię stosować wobec samego siebie. 😉

 

6. Problem: idealne plany

Stworzyłeś najlepszy na świecie timing kampanii contentowej, wszystko umieściłeś na osi czasu, a cały proces był idealne rozpisany w Excelu, zadania podpięte w platformie do zarządzania treściami, a mimo to nie udało się wystartować na czas?

Rozwiązanie: pokora i umiejętność modyfikacji

Sytuacje idealne istnieją tylko w teorii. Praktyka to ciągłe stawianie czoła wyzwaniom i umiejętność zmiany pierwotnych założeń. To zdecydowanie najtrudniejszy etap zarządzania treściami czy projektami, bo wymaga od nas zmiany myślenia o czymś, co sami wymyśliliśmy i zaplanowaliśmy.

 

PS Powodzenia z content managementem!

 

Zapisz się do newslettera i otrzymaj bezpłatnie e-book!

Zapisz mnie